عمر المخلوقات قصيرٌ جدًّا بالمقارنة مع عمر هذه الأكوان، ولا يجوز أن يهدر الإنسان لحظةً من عمره دون فعل شيءٍ يُفيده أو يُفيدُ مجتمعه. فلا يخفَ عن أحدٍ أن الوقت من ذهبٍ وما يفوت منه لا يمكن تعويضه حتى بأغلى ثمنٍ. لذلك سأحدثك في هذه الإجابة عن الطرق المثلى لإدارة كامل وقتك لضمان قضائه فيما ينفعك والتحكم به بحيث تقضي جميع أعمالك وتأخذ ما يلزمك من الراحة لتستعيد نشاطك.
ولكن في البداية عليك أن تسأل نفسك: أين يذهب وقتك؟ هل تقوم خلاله بما يتوجب عليك فعله؟ هل تحصل بعد قضائه على نتيجةٍ مُرضيةٍ أو منفعةٍ أو هل تُحقق هدفًا معينًا؟، إذا لم تكن إجاباتك مقنعةً ومُرضيةً لذاتك فأقترح عليك قراءة السطور التالية فورًا:
- يُفضَّل إنشاءُ جدولٍ زمنيٍّ أو خطةٍ أسبوعيةٍ تتضمن جميع الأنشطة والمهام والمواعيد الأولية والنهائية بالإضافة إلى الإمكانات والأدوات اللازمة، ومن الجيد تقسيمُ اليوم بساعاته الأربعة والعشرين لتنظيم وتنسيق كل ما سبق ضمن أوقاتٍ مُحددةٍ مع تحديد الفترة الزمنية اللازمة للإنجاز، ويُمكنك تحديد أهم الأهداف الواجب تحقيقها خلال الأسبوع في نهاية الجدول، بالإضافة إلى تمييز أهم الواجبات أو المهام الضرورية لتحقيق هذه الأهداف.
- صنّف المهام إلى فئاتٍ مثل: قائمة المهام العاجلة والضرورية الواجب فعلها وقائمة المهام السهلة وقائمة المهام التي يُمكن أن تُؤجَّل.
- قارن بين المُتوقَّع والواقع: سجِّل على الجدول الوقت الحقيقي الذي استغرقته في إنجاز كل مهمةٍ أو موعدٍ لتتمكن من مقارنته مع الوقت المتوقع الذي حددته في بداية وضعك للجدول، وبذلك تستطيع التخطيط بدقةٍ وواقعيةٍ أكبر في المستقبل.
- حلِّل استخدامك لوقتك عند انتهاء الأسبوع: حيث يمكنك إلقاء نظرةٍ على ما سجلته خلال الأسبوع لترى إلى أي مدىً قد التزمت بالوقت الذي كنت قد حددته قبل إنجاز المهمة.
- ولا تنس تخصيص وقت فراغٍ ضمن جدولك المزدحم؛ حيث تضمن فيه ممارسة إحدى هواياتك المفضلة كالرسم أو عزف الموسيقى وغيرها أو يمكنك استخدام هذا الوقت للراحة فقط أو الخروج في نزهةٍ أو تناول وجبةٍ خفيفةٍ أو عمل أي نشاطٍ يُؤمّن شحنَ طاقتك واستعادة حيويتك.
- لا تجعل الروتين المُمل مسيطرًا على خطتك الخاصة: اسعَ دومًا لتطوير مهاراتك الذاتية كأن تُخصّص ساعةً في اليوم لتعلُّم لغةٍ جديدةٍ أو مهارةٍ جديدةٍ، وحاول تحسين أدائك الاجتماعي ووفّر بعض الوقت للجلوس مع عائلتك أو أصدقائك المقربين.
- حدِّد وقتًا مُعينًا وقصيرًا نسبيًا لتصفح مواقع الانترنت أو مواقع التواصل الاجتماعي لأنها من أكثر النشاطات قتلًا وإهدارًا للوقت الثمين.
- يُفضل أن تنتهي من وضع خطتك في آخر نهارك ليكون لديك الاستعداد الكامل لبدء إنجاز المهام بعد الاستيقاظ مباشرةً وليس تضييع الوقت في تنظيمها.
- كن مرنًا: يمكنك تحديث خطتك الأسبوعية يوميًا حسب الظروف الطارئة التي قد تعيق سيرها.
- يمكن أن يكون للفوضى تأثيرٌ سلبيٌّ على أداء مهامك وقضاء وقتك؛ فعند عدم اهتمامك بنظافة وترتيب غرفتك أو مكان عملك أو منزلك سيتحول الوضع من حولك إلى فوضى تحتاج وقتًا أطول لترتيبها بينما إذا حافظت على ترتيب وتنظيم كل شيءٍ من حولك سيكون لديك الوقت الكافي لنشاطاتك.
- من المهم أن تبدأ يومك بالاستيقاظ باكرًا وممارسة التمارين الرياضية المعتدلة وتناول نظام غذائي متوازن مع شرب الكثير من الماء النقي، لتكون نشيطًا وقادرًا على تحمل أعباء اليوم وضغوطه.
- ابقَ متفائلًا وواثقًا من قدرتك على إنجاز مهامك بكفاءةٍ عاليةٍ وبالوقت المحدد.
الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك لذلك لا بدّ أن ننظّم وقتنا في كل أعمالنا التي نقوم بها على مدار الأيام، الجميع يعلم أنّ اليوم 24 ساعة، وكل ساعة منه لا تقدر بثمن لذلك يجب علينا ألاّ نهدر ولا ساعة في أشياءٍ لا قيمة لها، لهذا علينا نقوم بإدارة هذا الوقت في الأشياء المفيدة. ,يجب علينا أن نتّبع عدّة خطوات للحد من هدر الوقت في أشياء لا نفع لها:
علينا الترشيد في استخدام الوقت ومن الضروري أن نعلم أين يضيع الوقت، مثلاً عندما نقوم بالتصفح على مواقع التواصل الاجتماعي لمدة نصف ساعة ولكن في الواقع نحن نقوم بالتصفح لمدة ساعة وأكثر وهذا هدرٌ كبير للوقت. كذلك يمكننا تعيين مدّة محدّدة من الزمن لكل عمل نقوم بإنجازه لكي نبتعد عن التشتت، مثال على ذلك: عندما نرغب بكتابة قصة نضع مدة محددّة لكتابتها ولتكن ساعتين من السّاعة الثّامنة إلى السّاعة العّاشرة. وأيضًا يمكننا وضع قائمة مهام لكي نقوم بأي إنجاز أو عمل نرغب به يجب علينا إنجاز وتخطّي تلك المهام لتحقيق جميع الأهداف التي نريدها مع ترتيب جميع الخطوات التي وضعناها في القائمة.
التخطيط المسبق: من أسوء الأفعال التي يفعلها البعض منا هو الاستيقاظ من دون معرفة الخطة التي سنمشي عليها في يومنا هذا، فنكون بلا هدف ونقوم بأشياء لا معنى لها وليست مفيدة. لذلك يجب علينا التخطيط مسبقًا مثلاً الليلة الماضية قبل إنهاء العمل، نستثمر آخر 30 دقيقة في ترتيب مكان العمل ووضع قائمة بأهم الأعمال التي سننجزها غدًا.
التخلص من جزء من العمل: في أيامنا هذه يوجد فيها الكثير من التشتيت، فمن الغباء تشتيت انتباهنا بين الأعمال التي من الواجب فعلها وبين الأعمال التي يواجهنا بها المجتمع. وفي أغلب الأوقات عندما نكون نعمل بأي عمل ننشغل عن هذا العمل وننتقل إلى عمل آخر وبذلك نكون قد هدرنا بعضًا من الوقت مثلاً: أنت تكتب مقالاً، في حين توقّفت عن الكتابة بسبب بعض الرسائل التي تلقيتها على هاتفك المحمول. لذلك عندما تكون في العمل يجب عليك أن ترّكز فيه وتنسى أي شيء يلهيك عن هذا العمل.
تغيير جدول الروتين اليومي: مثلاً أن تقوم بتغيير مواعيد النوم، أنت تستيقظ في الساعة السادسة والنصف صباحًا فإذا استيقظت قبل ساعة أي في تمام الخامسة والنصف صباحًا تستطيع أن تقوم ببعض التمارين الرياضية التي تقدم لك الحيوية والنشاط لبداية يوم جميل وتفقد الرسائل على البريد الإلكتروني الخاص بك بدلاً من أن تهدر من وقت العمل لتتفقّدها. أيضًا تستطيع تغيير مواعيد الاستيقاظ الخاصة بك في أيام العطلة لتمارس في هذا الوقت بعضًا من اهتماماتك وهوياتك المحببة لديك.
الاهتمام بالتنظيم والترتيب والنظافة: عندما تكون منشغل في العمل وتستخدم العديد من الأدوات، فأنت تستخدم أيّ أداة ولا تضعها في مكانها المعتاد ومن ثم تقوم بعمل آخر بنفس الأداة تذهب لتأخذها من مكانها فأنت لا تجدها وبذلك سوف تهدر بعضًا من الوقت للعثور عليها للعمل بها، لذلك يجب عليك وضع كل أداة بعد الانتهاء منها في مكانها المعتاد كي تجدها بالسرعة القصوى عند حاجتك إليها، كما يجب عليك أن تضع مدّة محددّة من الزمن كي تنظف مكان العمل و تعيد ترتيب كامل أدوات العمل لأن ذلك يساعد على التقليل من هدر الوقت أثناء إنجاز أعمالك.